Jak zarządzać zadaniami w małej firmie?

Jak zarządzać zadaniami w małej firmie?

Dodano 11 czerwca 2017

Do napisania tego artykułu przekonała mnie książka Michała Śliwińskiego, pt. „10 kroków do maksymalnej produktywności”. Michał jest ogromnym fanem produktywności i zarządzania sobą w czasie. Prowadzi firmę, która nie ma biura, a wszyscy pracownicy pracują zdalnie, ze swoich domów. Autor książki jest też twórcą aplikacji Nozbe, służącej do zarządzania projektami i zadaniami. O tym opowiem jednak w dalszej części artykułu.

Książka została napisana na podstawie wieloletnich doświadczeń Michała. Nie jest to wiedza, którą posiadł na studiach czy szkoleniach, a wyuczone sposoby, które podlegają ciągłym ulepszeniom. W książce zawarto też szerego wskazówek i porad, gotowych do natychmiastowego zastosowania. Wiele z nich opartych zostało o konkretne przykłady i ćwiczenia. Publikacja nie jest obszerna, składa się z 10 rozdziałów, zebranych na 145 stronach i czyta się ją bardzo szybko. Oporowadzę Cię teraz krótko po zawartości książki. Nie będę tu opisywał wszystkich rozdziałów szczegółowo. Jeśli chcesz się z nimi zapoznać, to zapraszam Cię do przeczytania tej publikacji.

1. Sprawy przychodzące

Zacznij od zorganizowania dobrego systemu do zarządzania sprawami przychodzącymi. Sprawy przychodzące to zarówno wiadomości email w Twojej skrzynce jak i listy czy paczki dostarczane przez listonosza czy kuriera. Zorientuj się z ilu takich skrzynek odbiorczych korzystasz. Czy jest to tylko skrzynka na listy i skrzynka email, czy jeszcze np. notatnik lub kalendarz, w którym codziennie coś zapisujesz.

Niezależnie od tego ile skrzynek spraw przychodzących posiadasz, ustal w jaki sposób i jak często będziesz do nich zaglądać. Podczas każdego przeglądania skrzynek przejrzyj wszystkie znajdujące się tam przedmioty i od razu ustal co z nimi zrobisz i w jakim terminie. Np. jeśli możesz odpowiedzieć na jakiś mail od razu, to zrób to. Jeśli natomiast wymaga to głębszej analizy lub konsultacji, to od razu ustal, kiedy się tym zajmiesz

2. Ustal, co jest do zrobienia

Można wyróżnić dwa typy czynności, jakie mamy do wykonania. Pierwszy z nich, to zwykłe pojedyncze zadania, np. napisać maila, kupić kwiaty, zamówić obiad. Inne mogą być dużo poważniejsze i powinny być oznaczone jako projekty. Projekty składają się z wielu mniejszych zadań. Czasami coś, co wydaje się zadaniem warto jest premianować na projekt.

Przykładowo zakup nowej lodówki może wydawać się zadaniem. Tymczasem warto podejść do niego jak do projektu i wydzielić z niego szereg zadań, takich jak ustalenie budżetu, przejrzenie ofert okolicznych sklepów, przejrzenie ofert w internecie, dokonanie wyboru modelu, wybór sklepu i zamówienie wraz z dostawą. Rozbicie tego projektu na kilka mniejszych działań powoduje łatwiejsze uporanie się z nim. Ten przykład jest oczywiście prosty. Chodzi o to, że łatwiej realizuje się szereg drobnych zadań z listy rzeczy do zrobienia, bo wtedy szybciej możesz odhaczyć kolejne punkty.

3. Skup się na tym, co najważniejsze

Priorytety! Codziennie ustal, które zadania są dzisiaj dla Ciebie najważniejsze. Możesz to zrobić także na koniec poprzedniego dnia pracy lub wieczorem. Usiądź i na swojej liście oznacz np. 3 najważniejsze zadania, do wykonania dnia następnego. Zadań może być oczywiście mniej lub więcej. Wszystko zależy od specyfiki Twojej działalności.

Możesz wybrać więcej priorytetów, ale jeśli nie uda się ich zrealizować, to będziesz miał poczucie zawodu, że nie udało się czegoś zrealizować. Lepiej wyznaczyć sobie mniej zadań i zrealizować je wszystkie. W przypadku gdy będziesz dysponować wolnym czasem, wykonaj kolejne zadania z listy. Dzięki temu poczujesz satysfakcję z pracy, jaką wykonujesz

4. Jak pracować skutecznie bez względu na czas i miejsce

W dzisiejszych czasach, dzieki dostępności do wielu nowoczesnych technologii, jedno zadanie możesz wykonać na wiele sposobów. Jeśli czekasz akurat w kolejce do lekarza i masz ze sobą laptop lub tablet, to możesz wykonać część zadań bez straty czasu na siedzenie i czekanie w kolejce.

To także umiejętność adaptacji do warunków, jakie w tej chwili Cię otaczają. Być może masz coś do wykonania na komputerze, ale niestety jest awaria lub planowane wyłączenie prądu. Zastanów się, co możesz w tym czasie wykonać. Być może do tego wystarczy Ci telefon lub tablet. Wykonaj w tym czasie zaległe telefony.

5. Działaj w zespole, a osiągniesz więcej

Współdziałaj nad swoimi projektami i zadaniami z innymi. Na swojej liście zadań, przypisz każde z nich do siebie lub do Twoich pracowników. Ustal czy zadania są ze sobą powiązane. Być może w tym przypadku warto obydwa takie zadania przydzielić jednej osobie. Jeśli natomiast nie ma takiej możliwośći i dwa zadania muszą zostać wykonane przez dwie różne osoby, ze względu na ograniczony czas, to ustal, w jaki sposób powinna przebiegać współpraca między nimi.

Wiem, że Ty najlepiej wykonasz wszystkie zadania. Tak myśli każdy przedsiębiorca. Tymczasem warto część zadań w miarę możliwości delegować innym. Często te osoby lepiej się znają i wykonają zadanie lepiej od Ciebie. W innym przypadku odciążą Twój czas, którego masz ograniczoną ilość.

6. Grupuj zadania i działaj szybciej

To część, którą bardzo polecam. Sam niestety mam z tym dość duży problem i staram się to konsekwentnie zmieniać. Grupuj zadania w kategorie tematyczne. Na przykład jeśli masz coś do zrobienia przy pomocy komputera, to połącz różne takie czynności w jedną grupę. Zrobisz to szybciej i łatwiej.

Tak samo jest w przypadku telefonowania. Nie wykonuj jednego telefonu co godzinę. Zbierz wszystkie telefony, jakie masz do wykonania danego dnia i stwórz blok czasowy przeznaczony tylko na dzwonienie do Klientów. Jeśli musisz wyjść z biura i załatwić sprawy poza nim, to zorganizuj ten czas w taki sposób, aby odbyć kilka spotkań lub załatwić kilka spraw podczas jednego wyjścia.

7. Zapanuj nad dokumentami

Stery faktur i dokumentów, które znajdują się nie tylko na Twoim biurku, ale i w jego okolicach. Kojarzysz to? Porządek w papierowych dokumentach daje spokojniejszy umysł. Już sam porządek na biurku i w jego okolicach powoduje, że praca jest bardziej przyjemna. No ale nie chodzi o to, żeby wszystko zgarnąć do szuflady.

Dla każdego dokumentu, który otrzymujesz, zastanów się co należy z nim zrobić. Po pierwsze czy potrzebny Ci papierowy oryginał. Jeśli nie, to zeskanuj go i plik umieść na dysku lub w chmurze. Oryginał zaś zniszcz. Faktury możesz również przetworzyć na wersję cyfrową. W ten sposób łatwiej będzie je wysłać do księgowej. Oszczędzisz czas na dojazd i możesz go poświęcić na inne działania w firmie. Zastanów się czy wszystkie dokumenty zakupu i gwarancje są Ci potrzebne i musisz je przechowywać.

8. Regularnie przeglądaj system

Spotykasz się z Klientami i poświęcasz im czas? Godzinę w tygodniu poświęć na spotkanie z samym sobą (ja robię to raz w miesiącu, ale w międzyczasie przeprowadzam też drobniejsze podsumowania). Tylko po to aby zastanowić się nad wszystkimi bieżącymi sprawami. Przeanalizuj aktualne zlecenia. Odpowiedz sobie na pytania, na jakim są etapie, co jest potrzebne do ich ukończenia i kiedy będzie możliwość ich zakończenia. Sprawdź statystyki sprzedaży. Jak one się mają do poprzedniego okresu i co można zrobić aby je podnieść?

Jeśli trudno Ci to zrobić w biurze, bo czujesz, że jest coś innego do zrobienia, możesz wyjść do kawiarni. Zamów ulubioną kawę, zrelaksuj się, wyłącz telefon i powiadomienia email. Następnie po kolei przeanalizuj wszystkie sprawy.

9. Okiełznaj e-maile

Zaglądasz co chwilę do skrzynki, aby sprawdzić czy pojawiło się coś nowego? Zerkasz do niej za każdym razem, kiedy pojawia się powiadomienie o nowej poczcie? Przestań tak robić. Zamiast tego sprawdzaj skrzynkę email 2 razy dziennie. Nie rób tego z samego rana. Wtedy załatw swoje priorytety, które zostały ustalone przez Ciebie wczoraj. Dopiero potem sprawdź pocztę. Drugi raz zrób to pod koniec dnia, aby uwzględnić wiadomości w zadaniach na następny dzień. Zobaczysz, że działając w taki sposób będziesz to robić bardziej efektywnie.

Jeśli często otrzymujesz podobne zapytania, to przygotuj sobie w osobnym pliku odpowiedzi na nie. Gotowy tekst wklejaj do maila, ewentualnie go modyfikując. Zabierze Ci to mniej czasu niż pisanie za każdym razem tej samej treści od nowa. Jeśli możesz odpisać od razu – zrób to. Jeśli odpowiedź na maila wymaga wykonania jakiejś czynności, to zapisz ją na liście zadań i nie zaglądaj drugi raz do tego samego maila.

Wypisz się też ze wszystkich newsletterów, których nie czytasz, albo które nie są interesujące. Jeśli chcesz nadal je odbierać, to załóż na nie osobną skrzynkę.

10. Co jeszcze możesz ulepszyć

Istnieje wiele technik, wspomagających koncentrację na wykonywanych zadaniach. Jeśli coś Cię notorycznie rozprasza, albo jesteś tuż po urlopie i nie możesz wrócić na właściwe tory pracy, to zastosuj jedną z nich. Na przykład dość popularną ostatnio technikę pomodoro.

Załóż sobie pewien czas, np. 25 minut, który bez żadnej przerwy poświęcisz na pracę. Po czym w nagrodę otrzymasz 5 minut przerwy. Pracuj w takich właśnie interwałach: 25 minut pracy, 5 minut przerwy, 25 minut pracy, 5 minut przerwy itd. Jeśli stwierdzisz, że na początek trudno się skupić bez przerwy przez 25 minut, to ustal, że będzie to 15 minut pracy i 5 minut przerwy. I w odwrotną stronę – jeśli chcesz, to możesz wydłużyć ten czas np. do 40 minut albo godziny i 10-15 minut przerwy na rozluźnienie.

Podsumowanie

Książka Michała Śliwińskiego kosztuje zaledwie 24,90 i możesz ją kupić TUTAJ. Warto dodać, że 5 zł z każdego egzemplarza przeznaczane jest na akcje charytatywne. Jeśli spodobała Ci się moja recenzja, to zapraszam Cię do jej zakupu.

Zapewne nie byłoby tej recenzji, gdybym sam nie korzystał z aplikacji Nozbe. Jak już wspomniałem jest to aplikacja zaprojektowana do zarządzania projektami i zadaniami. Świetnie sprawdza się w małych, nawet jednoosobowych firmach, jak i w tych większych. Co więcej, do wspólnych projektów możesz zapraszać innych znajomych. A jeśli chodzi o powyższe 10 punktów, to niestety jeszcze nie wszystkie z nich stosuję. Natomiast kilka z nich zmodyfikowałem pod swoje potrzeby. I tak samo móże być u Ciebie. Nie trzymaj się sztywno tych wytycznych. Dopasuj je do swoich potrzeb i możliwości.

Jeśli jeszcze niekorzystasz z tego typu aplikacji, a wszelkie notatki o zadaniach gromadzisz na porozrzucanych kartkach lub zebranych w notatniku, to szczerze polecam skorzystanie z Nozbe. TUTAJ możesz go przetestować przez 30 dni zupełnie za darmo. A jeśli będziesz jednocześnie prowadzić nie więcej niż 5 projektów, to możesz korzystać z Nozbe bezpłatnie przez cały czas. Aplikacja działa zarówno w przeglądarce na komputerze jak i na smartfonie, a dane synchronizują się automatycznie. Opisana wyżej książka może być swoistą instrukcją obsługi w zakresie poruszania się po Nozbe.

Oczywiście aplikacji do zarządzania projektami jest mnóstwo. Może znasz już taki program jak Asana lub Todoist. Większość z nich działa podobnie. Ja akurat korzystam z Nozbe, dlatego powyżej o nim opowiedziałem.

A jak Tobie udaje się ogarnąć wszystkie zadania w firmie? Radzisz sobie z tym czy nie bardzo? Podziel się swoimi przemyśleniami w komentarzach. Jeśli nie chcesz pisać publicznie, to czekam również pod mailem. Odpowiem na każdą wiadomość.

Przeczytaj także:

 

Zdjęcie: Pixabay

 

Mam dla Ciebie coś jeszcze :)

Już teraz dołącz do nowego darmowego szkolenia i pobierz ebooka "Jak przestać uganiać się za Klientami i sprawić, by przychodzili do Ciebie sami".

 
Dostęp jest za darmo. Podaj tylko swój adres email:

Paweł Kępa

   

Copyright © Mała Wiejska Firma. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki oraz akceptujesz Politykę Prywatności i politykę cookies.